Jobid=625249654163772945 (0.0499)
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist. Je werkt als documentalist voor het Cluster MN A-vaarwegen Noord van de opdrachtgever en bent verantwoordelijk voor het beheer en de archivering van projectdocumenten binnen het digitale documentmanagementsysteem. Je draagt bij aan het realiseren en onderhouden van de informatiehuishouding voor het natte areaal van Midden-Nederland, waaronder bruggen, sluizen, dijken, oevers, vaarwegen en natuur in het IJsselmeergebied.
Jouw verantwoordelijkheden
Je beheert het digitale projectarchief en ondersteunt projectmedewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie.
- Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
- Verlenen en intrekken van autorisaties in het documentmanagementsysteem.
- Maken van relevante standaardweergaven en zoekvragen in het DMS op basis van gebruikersbehoefte.
- Instrueren en begeleiden van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken rond documentbeheer en archiefvorming zelfstandig kunnen uitvoeren.
- Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
- Actueel houden van documenten die horen bij het projectarchief, zoals werkinstructies, handleidingen en high value lijsten.
- Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers en toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders.
- Routeren van post- en e-mailstukken en tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen.
- Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer en inventariseren van verbetervoorstellen voor applicaties volgens het LFB-proces.
- Zorgen voor archiefoverdrachten naar DIM inclusief benodigde voorbereidende activiteiten.
Resultaten
- Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de afspraken en kwaliteitseisen van de opdrachtgever (ordeningsstructuur, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
- Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een up-to-date ordeningsstructuur.
Leiding en toezicht
Je voert de werkzaamheden uit onder aansturing van de opdrachtgever en stemt uitvoering en prioriteiten met hen af.
Meest essentiële competenties
- Analytisch denkvermogen; verbanden kunnen leggen.
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
- Hands-on mentaliteit en oplossingsgericht werken.
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden; kunnen opstellen van rapportages en hulpmiddelen.
- Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers.
- Luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen.
- Nauwkeurigheid en omgevingsbewustzijn.
- Proactieve instelling en goede planning- en organisatievaardigheden.
- Bereidheid tot zelfontwikkeling en zelfstandig werken; initiatief nemen en samenwerken waar nodig.
Jouw profiel
- HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
- Meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
- Kennis van en ervaring met documentair informatiebeheer en dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
- Vaardigheid om zelfstandig werkinstructies en handreikingen op te stellen.
Wensen
- Kennis van en ervaring met onderhoudsprojecten.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het toepassingsmodel metadata.
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-omgeving.
Functie-eisen
- Je hebt minimaal HBO denk- en werkniveau en een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
- Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring met Document Management Systemen (DMS) en met digitaal archiveren
- Je beschikt over ervaring en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en je kunt werken met DIM-gerelateerde ICT-middelen
- Je stelt zelfstandig werkinstructies en handreikingen op
Functie-wensen
- Bij voorkeur heb je kennis van en ervaring met onderhoudsprojecten
- Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
- Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie
Extra Informatie
- Aantal uur 12 – 16
- ZZP mogelijk? Nee
- Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
- Startdatum zo spoedig mogelijk
- Opleidingsniveau MBO, HBO
Deel deze vacature: