Management Assistent – Wageningen University & Research – Lelystad

Jouw baan

Als Management Assistent ondersteun en ontzorg je verschillende leidinggevenden op secretarieel en administratief gebied. Je bent voor de medewerkers van Wageningen Bioveterinary Research (WBVR) in Lelystad en hun externe contacten het eerste aanspreekpunt. Wil jij werken in een bijzondere werkomgeving met een plezierige en open werksfeer? Laat deze vacature dan niet aan jou voorbijgaan en solliciteer!

Als geen ander kun jij goed prioriteren en op een prettige manier ben je assertief wanneer dat passend is. Daarnaast vind je het leuk om de verbindende en stabiele factor te zijn voor de medewerkers van WBVR. Je bent alert en hebt oog voor zowel belangrijke als urgente zaken. Je kunt snel schakelen en hebt oog voor die dingen die voor de organisatie van belang zijn. Met jouw positieve basishouding, oog voor relevante details en je vermogen zaken effectief op te pakken en af te handelen werken mensen graag met je samen.

Jouw taken en verantwoordelijkheden bestaan onder meer uit: 

Agendabeheer incl. planning en eventueel notuleren van een groot aantal overleggen en vergaderingen op een accurate, zorgvuldige en (pro)actieve wijze;

Zorgen voor een juiste doorstroom van alle belangrijke informatie; op verzoek en op eigen initiatief anderen voorzien van relevante informatie;

Invoeren van orders in het inkoopsysteem, facturen goedkeuren en betaalbaar stellen, digitaal archiveren;

Organiseren van het offerteproces; het ondersteunen van collegas bij het uitbrengen van offertes (zowel in het Nederlands als Engels)en het regelen van de juiste routing. Het faciliteren van juridische vragen en processtappen;

(Digitale) postbehandeling, het op de juiste wijze archiveren en beheren van de relevante documenten;

Voorbereiden van bijeenkomsten;

Uitvoeren van algemene werkzaamheden zoals telefoonbehandeling, verstrekken van informatie, ontvangen van gasten, catering en andere faciliteiten regelen;

Voorbereiden dan wel in opdracht van leidinggevende aanvragen, indienen of afhandelen van mutaties in HRM systemen (o.a. ziek- en herstelmeldingen);

Controle van uitgaande correspondentie en rapporten (o.a. op taalfouten, lay-out en huisstijl);

Ons Team:
Ons team van management assistentes bestaat uit 7 collegas. We vervangen elkaar bij afwezigheid.

Jouw kwaliteiten

Jij bent van nature op een gezonde manier nieuwsgierig gaat op zoek naar de redenen achter een vraag of opdracht. 

Ook beschik jij over: 

Een opleiding op minimaal mbo-4 niveau (secretariële richting) en bij voorkeur hbo-denkniveau;

Aantoonbare ruime ervaring als management ondersteuner (als je voor meerdere managers tegelijk hebt gewerkt is dat een pre);

Een organisator pur sang, dit komt onder meer naar voren in uitstekende planningskwaliteiten, gestructureerd werken en het werken conform procedures;

Een heldere manier van communiceren en het daarbij op een prettige manier uitdragen van (ver)bindende afspraken;

Gevoel voor commercie; een klant- en servicegerichte houding en instelling, waarbij afspraak = afspraak;

Zelfstandig kunnen werken en tegelijkertijd oog voor samenwerking en onderlinge afstemming ;

Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;

Een uitstekende beheersing van MS Office

Affiniteit en vaardigheid met verschillende ICT-systemen].

Je ziet dat er voldoende uitdagingen voor jou liggen. Deze uitdagingen kunnen ook als ontwikkelmogelijkheden gezien worden. Mocht jij dus nog niet het track-record hebben dat in de vacature wordt gevraagd, maar wél solide werkervaring hebben, dan willen we jou ook graag uitnodigen om te solliciteren.

Standplaats is Lelystad

Wij bieden jou

Als het gaat om zit je goed bij Wageningen University & Research.�Highlights uit onze CAO zijn bijvoorbeeld: 

werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is; 

sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapverlof; 

er is veel aandacht voor vitaliteit; 

een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%; 

uitstekende pensioenregeling via ABP.

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris tot maximaal 3.551,- bij een volledige werkweek van 36 uur conform CAO Wageningen Research (schaal 6 / 7).

Het betreft een zeer afwisselende functie voor 32-36 uur per week (bij voorkeur verdeeld over 5 dagen) Als het gaat om je contract bieden we in eerste instantie een jaarcontract aan dat bij goed functioneren verlengd kan worden. Uiteraard gaan we graag het gesprek met je aan als hier vragen over zijn.
Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving, wij bieden uitstekende opleidingsmogelijkheden. Je krijgt bij ons een veelzijdige baan in een internationale omgeving met een plezierige en open werksfeer.

Wil je meer informatie?

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Salima Nanhekhan, Management Assistente () en Lucia Kaal, manager bedrijfsvoering ().

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Ine vant Land, corporate recruiter via

Wil je solliciteren? 
Dat kan direct via de sollicitatiebutton bij de vacature op onze website zodat wij persoonlijke gegevens kunnen verwerken met jouw toestemming.

Deze vacature staat open tot 7 Januari 2025De eerste sollicitatiegesprekken willen wij plannen in de ochtenden van 14 en 21 januari 2025. 

Procedure
Bij indiensttreding vindt een pre-employment screening plaats als onderdeel van de selectieprocedure en vragen wij om een Verklaring Omtrent Gedrag.

Welkom, veilig en gewaardeerd
Wageningen University & Research (WUR) hecht grote waarde aan diversiteit en inclusie. Dit omdat we geloven dat verschillende inzichten leiden tot innovatieve oplossingen. We creëren daarom een werkomgeving waar iedereen zich welkom, veilig en gewaardeerd voelt, ongeacht achtergrond, identiteit of ervaring. Samen bouwen we aan een cultuur waarin ieders unieke bijdrage bijdraagt aan het succes van onze organisatie.

Wij zijn

De missie van Wageningen University & Research is To explore the potential of nature to improve the quality of life. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving. Met ongeveer 30 vestigingen, 7.600 medewerkers (6.700 fte) en 13.100 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.
 
Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR:

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel. 

Lees hier meer