Jobid=d35067bbeefb (0.1008)
Krijg jij energie als jij klaar mag staan voor je collega's om verschillende zaken te regelen en te organiseren? Als secretaresse bij de Provincie Flevoland heb je een afwisselende baan, waarbij jij het overzicht bewaakt. Lees snel verder en hopelijk zien we je snel op ons Provinciehuis in Lelystad!
Jouw nieuwe werkplek
Je komt te werken bij het Expertise Team Management Secretariaat. Dit is een nieuw team dat voor de gehele organisatie werkt, dat uniform en waar dat kan gestandaardiseerd werkt, en waar vooruitgang de norm is. Er heerst een open en informele sfeer, gericht op het gezamenlijk klaren van de klus. De secretaresses ondersteunen en ontzorgen de managers van de expertiseteams bij hun werkzaamheden en bij werkzaamheden rondom het Jaarprogramma. Verder is het secretariaat een belangrijke spil bij andere werkzaamheden in de expertiseteams. Hierdoor zijn de managers in staat om hun teams zo goed mogelijk aan te sturen en te ontwikkelen.
Jij maakt het verschil
In deze veelzijdige functie ondersteun je jouw manager bij de alledaagse gang van zaken, waaronder de portefeuillehouderoverleggen. De afspraken die voortvloeien uit dit overleg documenteer je in ons systeem iBabs. Daarnaast plan je ook de afspraken in voor onze interne expertiseteams en externe partners. Het agendabeheer van de expertiseteammanagers is jouw specialiteit en je ondersteunt hen proactief bij verschillende taken, zoals het opstellen van opdrachtbrieven en opdrachtbonnen. Collega's en externe partners weten je te vinden. Je bent de vraagbaak van de expertiseteams.
Als secretaresse bij de Provincie heb je een veelzijdige baan, waarbij je naast agendabeheer ondersteunt bij het organiseren van bijeenkomsten. Dit doe je met de nieuwste middelen (MS Teams, MS Forms, Copilot). Daarbij werk je gestructureerd, streef je naar vernieuwing en breng je dit ook in binnen het team. Jouw actielijst is aan het einde van een evenement of bijeenkomst helemaal afgevinkt. Het enige wat je nog moet doen is notuleren, en daar ben je bijzonder goed in.
Binnen het Management Secretariaat springen collega's moeiteloos voor elkaar in en werken zij als een hecht team aan het continu verbeteren van onze dienstverlening. Wanneer je opmerkt dat zaken niet efficiënt verlopen, benoem je deze en zet je de juiste lijnen uit zodat het weer efficiënt verloopt. Daarbij werk je gestructureerd, streef je naar vernieuwing en breng je dit ook in binnen het team.
Salaris en meer
Bij ons krijg je de ruimte om echt het verschil te maken. Je werkt aan plannen die niet in een la verdwijnen, maar daadwerkelijk buiten zichtbaar worden. Van eerste idee tot concrete uitvoering. Dit is de plek waar ideeën mogen groeien: als het ergens kan, dan kan het hier! En dat zie je ook terug in wat we jou bieden:
- Een salaris tussen de min. €2.596,78 – max €3.508,03 op basis van 36 uur, dat past bij wat jij meebrengt aan ervaring en opleiding.
- Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 22,37%
- Flexibiliteit in je werktijd: hybride werken, keuze om ADV dagen te sparen of extra vakantiedagen te kopen? Het is aan jou.
- Een pensioenregeling bij ABP, zodat je goed voorbereid bent op de toekomst.
- Keuze uit een Windows laptop of MacBook én een iPhone
- Reizen zoals het jou uitkomt: met de NS-Businesscard of met kilometervergoeding (0,23 per km).
- Een opleidingsbudget van € 6.000 (voor 5 jaar) om te blijven leren, ontdekken en groeien.
- Een werkplek op maar 2 minuten lopen van station Lelystad.
- Elke dag vers fruit en een eigen sportschool op kantoor.
Wat voor aanpakker ben jij
In alles wat je doet bedenk je hoe je het verschil kunt maken voor Flevoland. Als natuurlijke netwerker zoek je samenwerking op en bouw je bruggen binnen en buiten de organisatie. Als maker zet je ideeën om in iets tastbaars, dit doe je samen met stakeholders uit het gebied. En als versneller zie je wat nodig is, neem je initiatief en breng je met energie dingen écht in beweging. Om jouw talent kracht bij te zetten, heb je dit al in huis:
- Een afgerond MBO Niveau 4 in de richting Office & Managementsupport-opleiding of aanverwante studie.
- Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
- Ervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het digitaal archiveringssysteem eDocs.
- Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.
- Ervaring met het werken in Microsoft 365 en Teams.
- Je bent geordend, kunt prioriteren en ben procesmatig als het om het werken binnen en met andere teams gaat.
- Een signalerende, proactieve houding waarbij je zelf graag de handen uit de mouwen steekt.
Deel deze vacature: